บทที่ 3: การสร้างมนุษยสัมพันธ์ สำหรับผู้จัดการมือใหม่
ผู้จัดการมือใหม่นั้นต้องไม่ลืมว่านอกจากเราจะดูแลความสำเร็จของงานแล้วนั้น เรายังต้องคอยดูแลลูกน้องของเราเองด้วย ซึ่งหนึ่งในปัจจัยที่สร้างความแตกต่างระหว่างผู้จัดการธรรมดา ๆ กับ ผู้จัดการที่มีผลงานดี คือ การสร้าง รักษา และพัฒนาความสัมพันธ์ และความสัมพันธ์ที่ดีนำพามาซึ่งการสร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ซึ่งผู้จัดการเป็นผู้ที่สามารถสร้างและจัดการบรรยากาศในการทำงานที่ดีได้ด้วย เป็นที่รู้กันว่าถ้าวันไหนผู้จัดการอารมณ์ดี บรรยากาศในการทำงานของทุก ๆ คนในหน่วยงานก็จะพากันดีไปด้วย แต่ถ้าวันไหนผู้จัดการปล่อยอารมณ์เสียออกมา บรรยากาศในที่ทำงานก็จะพาหม่นหมองไปด้วย ในฐานะผู้จัดการมือใหม่ คุณสามารถสร้างบรรยากาสที่ดีในการทำงานได้ เทคนิคง่าย ๆ โดยเริ่มต้นที่การสร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับคนรอบ ๆ ข้างคุณ ดังนี้
- เปิดบรรยากาศของการทำงานด้วยรอยยิ้ม และอารมณ์ที่เบิกบาน
ผู้จัดการหลายคนมักบ่นว่าทำไมลูกน้องไม่กล้าเข้าหา ทั้งๆ ที่ตัวเองก็เปิดประตูต้อนรับอยู่ตลอดเวลา ต้องกลับไปส่องกระจกดูว่า หน้าตาของผู้จัดการทำให้ลูกน้องอยากเดินเข้าหาหรือเปล่า บางทีด้วยความไม่ตั้งใจผู้จัดการแต่หน้าบอกบุญไม่รับเดินเข้าที่ทำงาน ภาษากายของคุณกำลังทำให้ลูกน้องของคุณเข้าใจว่า คุณกำลังอยู่ในอารมณ์ที่ไม่เหมาะสมกับการเข้าพบ จะมีลูกน้องคนไหนไหมถ้าไม่จำเป็นจริงๆ อยากจะเข้าไปคุยกับเจ้านายตอนเจ้านายหน้าตาแบบนี้ ถามตัวคุณเองก็ได้ ถ้าเป็นแบบนี้เราจะเดินเข้าไปหาไหม
ในทางกลับกัน ถ้าผู้จัดการเดินเข้าที่ทำงานด้วยรอยยิ้ม ทักทายลูกน้องอย่างเป็นกันเอง ทำอย่างเป็นธรรมชาติ สร้างบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ภาษาการแบบนี้ลูกน้องสามารถสัมผัสได้ทันทีว่าท่านยินดีต้อนรับ ผู้จัดการแบบแรกกับแบบที่สอง แบบไหนที่คุณอยากเข้าไปพูดคุยด้วย
- เอาใจใส่ พูดคุยเรื่องสารทุกข์สุขดิบกับลูกน้องบ้าง ไม่ใช่เอะอะอะไรก็งานลูกเดียว
การพูดคุยเรื่องราวทั่วไป ถามไถ่ความสุข พูดคุยเรื่องไปไหนมาเมื่อเสาร์อาทิตย์ที่ผ่านมาเป็นการสร้างบรรยากาศความสัมพันธ์ที่ดีอย่างหนึ่ง ผู้จัดการที่ดีควรศึกษาเรื่องราว และเก็บข้อมูลส่วนตัวของลูกน้องไว้บ้าง ไม่ได้เก็บเพื่อที่จะเข้าไปยุ่ง แต่เก็บข้อมูลเพื่อที่จะได้มีเรื่องไว้พูดคุย ท่านผู้จัดการมือใหม่ลองเลือกลูกน้องคนที่ท่านคิดว่าสนิทที่สุดมา 1 คน แล้วตอบคำถามเกี่ยวกับลูกน้องที่ท่านเลือกมาต่อไปนี้ ดูว่าท่านตอบได้กี่ข้อ
- วัน เดือน ปีเกิด
- ภูมิลำเนา จังหวัดที่เกิด
- เรียนจบจากที่ไหน
- แต่งงานมีครอบครัวหรือยัง มีลูกหรือยัง
- เดินทางมาทำงานด้วยวิธีไหน
- งานอดิเรก ความชอบ หรือความสนใจส่วนตัวคืออะไร
- กีฬาที่ชอบ คืออะไร
- กลางวันไปรับประทานข้าวกับใคร
- จุดแข็ง หรือความถนัดในงานคืออะไร
- จุดที่ควรจะพัฒนาในงานคืออะไร
ถ้าท่านมีข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ของลูกน้องทุกคนก็ไม่ใช่เรื่องยากที่ท่านจะสรรหาคำถามหรือบทสนทนา เพื่อสร้างเรื่องราวในการพูดคุยสร่างความสัมพันธ์กับลูกน้องคนนั้น ๆ
นอกจากนี้คุณต้องฝึกสังเกตอาการ สีหน้าท่าทาง ของลูกน้องคุณด้วย เขาเหนื่อย เขาไม่สบายบ้างหรือเปล่า การทักทายแสดงความห่วงใยเพียงเล็ก ๆ น้อย ๆ มันได้ใจลูกน้องนะครับ
- ฝึกเป็นผู้ฟังที่ดี และเปิดใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง รักษาสมดุลระหว่างความสัมพันธ์และอำนาจในการตัดสินใจ
ผู้จัดการมือใหม่ต้องทำให้ผู้คนรอบข้างมั่นใจว่า เสียงหรือความคิดเห็นของเขาเหล่านั้นอยู่ในความสนใจของคุณทุก ๆ เสียง การเปิดใจรับฟังผู้อื่น เป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้รับฟังข้อมูลที่หลากหลายมากขึ้น ได้ยินความคิดใหม่ ๆ เข้ามา เมื่อคุณได้ข้อมูลที่เป็นภาพใหญ่และเพียงพอต่อการตัดสินใจ ผู้จัดการควรจะรักษาสมดุลระหว่างการรักษาน้ำใจกับการตัดสินใจที่ถูกต้อง เพราะถ้าผู้จัดการเกรงใจบางความคิดมากเกินไปเพื่อรักษาน้ำใจ ก็อาจจะทำให้การตัดสินผิดพลาด หรือล่าช้าเกินไป แต่ถ้าตัดสินใจโดยไม่รักษาน้ำใจกัน ก็อาจจะทำให้ความสัมพันธ์ภายหลังไม่ราบรื่นได้ ทางออกคือ คุณควรจะแบ่งปันเกณฑ์การตัดสินใจของคุณให้กับผู้คนรอบ ๆ ข้างคุณที่เสนอความคิดเห็นมา เพื่อที่เขาเหล่านั้นจะได้รับรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับความคิดของเขาเหล่านั้นแค่ไหน
ข้อควรระวังอีกประการคือ หลาย ๆครั้ง การเงียบของลูกน้อง ก็ไม่ได้หมายความว่าเขาเห็นด้วยกับคุณ การเงียบหลายๆ ครั้ง คือ การแสดงอาการต่อต้าน ประมาณว่า “นายอยากจะทำอะไรก็ทำไป สั่งมาเดี๋ยวจะทำให้ แต่ไม่ได้เต็มใจนะ” คุณต้องหมั่นสังเกต และตรวจสอบเป็นระยะ ๆ หรืออาจจะใช้ช่วงเวลาของการ Feedback ผลการทำงานในการพูดคุยส่วนตัว สอบถามถึงประเด็นต่าง ๆ นี้
จำไว้นะครับว่าผู้คนรอบข้างคุณต้องการรับรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับเขาอยู่ ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นแรงขับเคลื่อนในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเขาเหล่านั้น
- สื่อสารวิสัยทัศน์ที่ชัดเจน และพร้อมที่จะยื่นมือเข้าช่วยเหลือ
ผู้จัดการมือใหม่ต้องเป็นผู้ที่สามารถสื่อสารวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนของหน่วยงานภายใต้การดูแลของตนเองให้ลูกน้องรับรู้ได้ บอกให้ชัดเจนว่างานที่ลูกน้องแต่ละคนทำมีเป้าหมายคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร ผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นอย่างไร อะไรเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้ลูกน้องมองเห็นทิศทางการทำงานที่ชัดเจน เดินหน้าการทำงานด้วยความมั่นใจ และสามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มที่
นอกจากนี้คุณต้องแสดงให้เห็นว่า คุณพร้อมและเปิดกว้างเสมอที่จะให้ความช่วยเหลือ ให้คำปรึกษาเมื่อลูกน้องต้องการ ไม่ใช่สั่งงาน สื่อสารวิสัยทัศน์จบ ก็แถมมอบแพให้ลูกน้องไปผจญไพรเอาเอง สั่งเสร็จแล้วจบกัน จะเป็นตายร้ายดียังไงไม่รู้ เอางานมาส่งให้ได้ ตามที่สั่งและทันเวลาเป็นพอ การติดตามงาน และการสอบถามเป็นระยะ ๆ ด้วยความห่วงใย จะช่วยสร้างความรู้สึกที่ดีได้ในมุมมองของลูกน้อง
- สื่อสารพูดจาครั้งใดให้ได้ I am ok, you are ok
การที่ผู้จัดการมือใหม่ต้องหัดการพูดแบบ I am ok, you are ok คือ การสื่อสารและการแสดงออกที่ทำให้ทั้งผู้จัดการและลูกน้องรู้สึกดี มีความสุข และสบายใจที่จะทำงานร่วมกัน ตัวอย่างคำพูดแบบ I am ok, you are ok เช่น
“เสื้อผ้าสมัยใหม่นี้ เขาออกแบบมาดูทันสมัยและสวยสมราคาทั้งนั้นเลย ยิ่งเห็นเสื้อผ้าของคุณนี่สวยงามดูดีจริง ๆ”
“ผมว่าผมเป็นคนทำงานรอบครอบถี่ถ้วนแล้ว มาเจอคุณนี่ทำงานได้รอบครอบดีไม่แพ้กันเลย ผมยกย่องคุณจริง ๆ”
การสื่อสารในรูปแบบนี้จะเป็นการช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้จัดการกับลูกน้อง เพราะในทางตรงกันข้าม ถ้าผู้จัดการพูดจาแบบ I am ok, you are not ok คือ ผู้จัดการดีอยู่คนเดียว ที่เหลือแย่หมด คงไม่มีใครอยากทำงานด้วย
- ไม่มองข้ามคุณค่าความสำเร็จของลูกน้อง
บ่อยครั้งที่ผู้จัดการมือใหม่ มักจะมองข้ามความสำเร็จในการทำงานของลูกน้อง ขอให้ผู้จัดการมือใหม่ ใส่ใจในความสำเร็จต่าง ๆ เหล่านี้ ไม่ว่าความสำเร็จนั้นจะเล็กหรือใหญ่ ขอให้เราเอาใจใส่ โดยอาจจะตอบแทนเป็นสิ่งของเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือการชื่นชมให้กำลังใจเป็นต้น
รวมทั้งยกกย่องความสำเร็จนั้น ให้เป็นความดีความชอบของลูกน้อง ผู้จัดการอย่างเราเป็นเพียงผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จนี้ ไม่ใช่ไปแย่งเอาหน้า เอาความดีความชอบของลูกน้องเป็นของตน รับรองได้ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกน้องสั่นคลอนแน่ ๆ
- อยู่เคียงข้างลูกน้องเสมอในช่วงเวลาสำคัญ
ในช่วงเวลาสำคัญในชีวิตของลูกน้องคุณ ถ้าคุณได้ยืนอยู่ตรงนั้น ไม่ว่าจะเป็นวันที่เขาดีใจสุด ๆ เช่น ในวันที่เขารับปริญญา ในวันที่เขาแต่งงาน ในวันที่เขาเป็นพ่อหรือแม่คนใหม่ หรือในวันที่เขาเสียใจสุด ๆ เช่น การสูญเสียคนที่รัก การที่คุณได้มีโอกาสแสดงความยินดี หรือแสดงความเสียใจตรงนั้น คุณจะได้ใจพวกเขาไปเต็ม ๆ
หรือในบางครั้งลูกน้องอยู่ในสถานการณ์ที่คับขัน ไม่สามารถแก้ปัญหาได้ด้วยตัวเอง หาทางออกไม่ได้ การที่คุณเข้าไปให้ความช่วยเหลือ ให้คำชี้แนะ สถานการณ์แบบนี้ลูกน้องจะรู้สึกอุ่นใจ คุณก็ได้ใจลูกน้องไปเต็ม ๆ